Programma Bestuur en Ondersteuning
Inleiding
De gemeente stelt de burger centraal. Dit doen we door steeds onze dienstverlening te controleren en te verbeteren. Ook zetten we in op burger- en overheidsparticipatie. We betrekken inwoners bij plannen en besluiten en geven ruimte voor initiatieven. Bij de uitvoering van onze taken zoeken we samenwerking met andere overheden en partijen in de regio. Dit vraagt om blijvende investering, want de wereld om ons heen verandert. Participatie vindt plaats bij allerlei projecten, samenwerkingsvormen binnen wijken en dorpen en bij onderwerpen van de toekomstige Omgevingswet. Raad en college kijken kritisch naar onze bestuurscultuur. Ontwikkelingen in regio, rijk en provincie vragen om steeds nieuwe vormen van samenwerking. Samenwerking moet de kwaliteit en efficiëntie van het gemeentebestuur ten goede komen en daarmee de dienstverlening aan onze inwoners verbeteren. Onze dienstverlening past zich aan deze en andere ontwikkelingen, waarvan digitalisering een heel belangrijke is, steeds aan.
Voortgang
Prestaties
Prestatie | Status |
|---|---|
Waardering dienstverlening aan de balie en telefoon is goed | Gedeeltelijk volgens plan |
Informatie op website is vindbaar, duidelijk en geeft antwoord op de vragen van burgers | Gedeeltelijk volgens plan |
Trainingen Factor P | Gedeeltelijk volgens plan |
Doorontwikkeling 'Middelburg ontmoet' | Volgens Plan |
Dorpvisie Nieuw- en Sint Joosland | Volgens Plan |
Onderzoek dorps- en wijkdemocratie van de toekomst | Gedeeltelijk volgens plan |
Loket maatschappelijke initiatieven | Gedeeltelijk volgens plan |
Handreiking participatie voor initiatiefnemers | Gedeeltelijk volgens plan |
Toelichting op afwijkingen en relevante ontwikkelingen
Dienstverlening
Balie
In 2024 meten we doorlopend de tevredenheid van onze burgers aan de balie. In de centrale hal staat een zuil waar bezoekers van een balie wordt gevraagd het baliecontact te beoordelen. Dit geeft directe waardevolle feedback op onze dienstverlening aan de balies.
De meting tot 1 juni 2024 liet een positief beeld zien over de behandeling en afhandeling aan de balie. Niet eerder haalden we een dergelijk hoge score. Wij zijn hier extra blij mee aangezien we tevens te maken hebben met de paspoortpiek waardoor het aanzienlijk drukker is aan de balies. 96% van de bezoekers geeft ons een groene smiley. 2% van de bezoekers geeft ons een neutrale score en 2% geeft ons een negatieve score.
Telefonie
We zijn per 1 september 2021 begonnen met het meten van klanttevredenheid over het kanaal telefonie met behulp van de mogelijkheden die onze telefonievoorziening Skype hiervoor bood. Deze mogelijkheden zijn zeer beperkt en potentieel foutgevoelig gebleken. Na de succesvolle overgang van onze telefonie naar Microsoft 365/Teams in 2023 gebruiken we 2024 om te komen tot een uitgebreidere en zorgvuldigere manier van meten.
Website
Net als bij de balies meten we ook in 2024 doorlopend de klanttevredenheid van de bezoekers van onze website. De bezoekers van de pagina’s over producten (informatie of aanvragen) hebben de mogelijkheid om feedback te geven op de inhoud van de pagina. Met deze wijze van meten krijgen we veel informatie over de ervaring van de bezoekers. Indien een bezoeker dit wenst kan hij/zij contactgegevens achterlaten zodat we actief contact kunnen zoeken en meer maatwerk kunnen bieden.
De scores over de website zijn, net als elders in het land, lager dan aan de balie. De meting tot 1 juni 2024 laat zien dat 43% van de bezoekers van onze website een ‘groene score’ geeft. 12% van de bezoekers van onze website geeft ons een neutrale score. 44% van de bezoekers geeft ons een negatieve score.
Wijkgericht werken en participatie
Trainingen factorP
De trainingen zijn ingepland. Het aantal deelnemers is echter achtergebleven in het 1e half jaar. We gaan in gesprek met PublieC om te kijken of de training korter kan.
Onderzoek dorps- en wijkdemocratie van de toekomst
Het gaat hier om een doorgaand proces. De komende periode willen we (nieuwe) participatieinstrumenten, zoals wijktafels en een burgerberaad uitproberen en bij succes structureel borgen. Ook dit is onderdeel van het betrekken van dorpen en wijken in onze lokale democratie.
Loket maatschappelijke initiatieven
Dit gaat weer verder opgepakt worden. Het is belangrijk dat het team op sterkte komt en een verder gesprek gevoerd wordt over hoe we als gemeentelijke organisatie omgaan met bewonersinitiatieven.
Handreiking participatie voor initiatiefnemers
De handreiking is in de maak en wordt in samenwerking met de recent aangestelde nieuwe casemanagers opgesteld.
Strategisch project: Omgevingswet
Afwijkingen invoering Omgevingswet
Op 1 januari 2024 is de Omgevingswet ingevoerd. Omgevingsvergunningen, conceptverzoeken en meldingen worden nu gedaan via het Omgevingsloket.
In februari heeft de gemeenteraad de Omgevingsvisie vastgesteld. De Omgevingsvisie is de leidraad voort de beslissingen die genomen worden voor de stad, de dorpen en haar omgeving. Het is het fundament voor de toekomst van de gemeente.
Hiernaast wordt gewerkt aan het Omgevingsplan. Voorlopig wordt er gewerkt met een tijdelijk Omgevingsplan. Dit plan wordt stap voor stap uitgevoerd. Gemeenten krijgen tot 1 januari 2032 de tijd om het tijdelijk deel van het omgevingsplan en andere regels over de fysieke leefomgeving om te zetten naar een nieuw omgevingsplan. Het afgelopen jaar is er gewerkt aan de inrichting van de software. Maar dit werk is nog niet klaar. Dit jaar en volgend jaar wordt hier ook nog aan gewerkt.
Voortgang financiën
Omschrijving (bedragen × € 1.000) | Afwijking 2024 Lasten | Afwijking 2024 Baten | Afwijking 2024 Saldo | Structureel J/N |
|---|---|---|---|---|
0.01.0 Bestuur | ||||
Raad en commissies | -109 | 0 | -109 | N |
De raad heeft besloten tot een opdracht voor het raadsonderzoek Trekdijk gemeente Middelburg. De kosten voor dit onderzoek worden geraamd op € 84.400 en dienen op grond van artikel 155f Gemeentewet in de begroting te worden verwerkt. Daarnaast zijn en worden er, als gevolg van het vertrek van de burgemeester, extra kosten gemaakt (extra raadsvergaderingen en inhuur vertrouwencommissie). | ||||
Burgemeester | -25 | 0 | -25 | N |
Als gevolg van het vertrek van burgemeester Bergmann is een (waarnemend) burgemeester aangesteld. De lasten hiervan zijn nog niet opgenomen in de begroting van 2024 (huur, afscheid, aanstelling nieuwe burgemeester, verhuiskosten). | ||||
0.04.0 Overhead | ||||
Zaaksysteem | -36 | 0 | -36 | J |
Softwarekosten van de digitale handtekening. Om betere dienstverlening te kunnen garanderen zijn binnen het zaaksysteem acties ingezet zodat burgers en bedrijven binnen het dienstverleningsproces een digitale handtekening kunnen plaatsen. Dit is een verdere stap in de digitalisering en daardoor kunnen aanvragen sneller worden afgehandeld. Deze budgetafwijking is ook gemeld bij de Najaarsbrief 2023 en meegenomen in de Kadernota 2025-2028. | ||||
Beveiliging Stadskantoor | -38 | 0 | -38 | J |
De leverancier van de diensten heeft hogere inflatie indexen dan de index waar bij de gemeente Middelburg in de begroting mee is gerekend. De mutaties voor 2025 en verder zijn opgenomen in de Kadernota. | ||||
Energielasten concern | -292 | 0 | -292 | J |
De gemeente Middelburg heeft een nieuw energiecontract afgesloten. Aangezien de energietarieven op een hoger niveau liggen dan voor de enegiecrisis dient het beschikbare budget opwaarts bijgesteld te worden. De mutaties voor 2025 en verder zijn reeds verwerkt in de Kadernota. | ||||
Samenwerking belastingen overhead | -52 | 0 | -52 | J |
Met de vaststelling van de Kadernota 2025-2028 is ook het financieel herstelplan 2020-2024 formeel afgerond. Zoals in de Kadernota aangegeven is de beoogde extra overheadvergoeding vanuit de Samenwerking belastingen die wij vanaf 2024 voorzien hadden niet geraliseerd. Met het afronden van het financieel herstelplan valt tevens het resterende deel van de opgenomen stelpost onvoorzien vrij (taakveld 0.08.0 overige baten en lasten). Per saldo levert dit een voordeel op van € 106.000. De mutaties voor 2025 en verder zijn verwerkt in de Kadernota. | ||||
Administratie bedrijfsvoering | -26 | 0 | -26 | J |
Het financieel pakket is vervangen op basis van SaaS (Cloud) omdat het oude systeem niet meer werd ondersteund door de leverancier. Het jaarlijkse fee is daardoor gestegen. Deze extra lasten zijn nog niet opgenomen in de begroting van 2024. De mutaties voor 2025 en verder zijn al verwerkt in de Kadernota. | ||||
ICT Middelburg specifiek | 70 | 0 | 70 | J |
Bij de Najaarsbrief 2023 is de volgende afwijking van de begroting gemeld: "het specifieke deel ICT kosten voor Middelburg is lager dan anders omdat de kosten zijn gedaald vanaf 2023 als gevolg van het gebruik van laptops ipv thin clients door alle medewerkers." Dit voordeel is nog niet aangepast in de begroting 2024. De mutaties voor 2025 en verder zijn verwerkt in de Kadernota. | ||||
0.05.0 Treasury | ||||
Dividend | 0 | -61 | -61 | N |
De gemeente Middelburg heeft 49.296 aandelen van de BNG Bank. Deze stelt een dividenduitkering over 2023 voor van € 120 miljoen (€2,16 per aandeel). In de begroting 2024 was rekening gehouden met een hogere dividenduitkering. Ook is in de begroting 2024 €611.000 begroot aan te ontvangen dividend van de GBE-Aqua. De verwachting is nu dat we € 578.000 dividend gaan ontvangen. De begroting 2024 hier op aanpassen. | ||||
Dividend deelneming ZEH | 0 | 27.800 | 27.800 | N |
ZEH (Zeeuwse Energie Houdstermaatschapprij N.V., voorheen PZEM) gaat in 2024 aan de aandeelhouders een superdividend uitkeren over 2023 van € 479 miljoen, waarvan € 27,8 miljoen aan de gemeente Middelburg. Afhankelijk van de financiele resultaten in de komende jaren keert ZEH, vanaf 2022, over een periode van 10 jaar een groot deel van de aanwezige liquiditeit uit aan de aandeelhouders die gerealiseerd is vanuit de verkoop van bedrijfsonderdelen in de afgelopen jaren. Van dit dividend wordt € 9,3 miljoen doorgestort naar GBE-Aqua. Dit met als doel de lening ad € 370 miljoen die is aangetrokken door GBE-Aqua voor de aankoop van het Evides-aandelenpakket versneld af te kunnen lossen. Met deze doorstorting kan GBE-Aqua de gehele lening in 2024 aflossen. Per saldo betekent dit voor de gemeente Middelburg een incidenteel voordeel in 2024 van € 18,5 miljoen. | ||||
0.06.3 Parkeerbelasting | ||||
Naheffing parkeerbelasting | 0 | -500 | -500 | N |
Het zwaartepunt van de handhaving ligt momenteel op openbare ruimte, waardoor er minder capaciteit beschikbaar is voor handhaving parkeren. Eind 2024 komt een scanauto beschikbaar. De verwachting is dat hierdoor de naheffingen weer zullen stijgen. | ||||
baten parkeerterrein Vlissings Bolwerk | 0 | 47 | 47 | J |
De exploitatievergoeding wordt ieder jaar verhoogd aan de hand van de CPI (Consumenten PrijsIndex). Deze was in 2022 en 2023 hoger dan begroot. De begroting 2024 en verder is hier nog niet op aangepast. | ||||
0.07.0 Algemene uitkering gemeentefonds | ||||
Algemene uitkering | 0 | 2.979 | 2.979 | J |
Jaarlijks verschijnen (meestal) drie circulaires. Mei geeft de vertaling van de Voorjaarsnota van de rijksoverheid, september de vertaling van de Miljoenennota en december betreft de vertaling van de Najaarsnota en rondt daarmee het uitkeringsjaar zoveel mogelijk af. De circulaires bevatten de wijzigingen in de omvang van de algemene uitkering en zijn op hoofdlijnen onder te verdelen in: algemene mutaties (ook wel budgetmutaties genoemd), deze mutaties hebben betekenis voor de financiële ruimte van de gemeenten en taakmutaties deze mutaties hebben betrekking op taakmutaties bij gemeenten en hebben corresponderende gevolgen voor inkomsten of uitgaven. In de voorliggende bestuurlijke tussenrapportage vindt de administratieve verwerking plaats van de septembercirculaire 2023, de decembercirculaire 2023 en de meicirculaire 2024. Voor de verdere inhoudelijke onderbouwing verwijzen we naar de verschillende memo’s actieve informatie die eerder aan uw raad zijn toegezonden. | ||||
0.08.0 Overige baten en lasten | ||||
Stelpost onvoorzien herstelplan 20-24 | 158 | 0 | 158 | J |
Vanwege het financieel herstelplan 2020-2024 is er in de begroting 2024 een stelpost onvoorzien opgenomen voor het niet- of niet geheel realiseren van de bezuinigingen. In lijn met het in de Kadernota 2025-2028 opgenomen voorstel om het financeel herstelplan definitief af te ronden kan deze begrote stelpost onvoorzien vervallen. Zie ook eerder genoemde melding samenwerking belastingen overhead (taakveld 0.04.0 Overhead). | ||||
Stelpost spaarverlof | -400 | 0 | -400 | J |
Per 1-1-2023 hebben medewerkers recht op spaarverlof, zoals afgesproken in de cao Gemeenten. Het is een wettelijke verplichting om voor verlofsparen een voorziening in te stellen. De hoogte van de voorziening is gelijk aan de totale waarde in geld van de spaarverlofuren. De benodigde dotatie om de voorziening op peil te houden is niet begroot. Voorstel is om de begroting 2024 aan te passen. De mutaties voor 2025 en verder zijn opgenomen in de Kadernota. | ||||
0.10.0 Mutatie reserves | ||||
Mutatie reserve transitoria | -177 | 134 | -43 | N |
In de reserve transitoria staan gelden gereserveerd ter ondersteuning van culturele instellingen die door de coronacrisis in de problemen zijn gekomen. Dit omdat activiteiten niet konden doorgaan en/of eigen inkomsten afnamen. Met deze extra middelen wordt de gemeente in staat gesteld om deze belangrijke instellingen te ondersteunen en zo de culturele infrastructuur in stand te houden. Deze middelen zijn vorig jaar in de reserve transitoria gestort en worden nu onttrokken. | ||||
Uitvoeringskosten Omgevingswet (DU) | ||||
Mutatie reserve klimaatgelden | 0 | 41 | 41 | N |
Dit betreft nakomende kosten tbv warmtenet Dauwendaele. Deze kosten worden verrekend met de reserve Klimaatgelden en is een budgetneutrale melding (zie ook programma Milieu). | ||||
Mutatie reserve reconstructie wegen | -1.700 | 0 | -1.700 | N |
Dit bedrag zou in eerste instantie toegevoegd worden aan de voorziening Wegenonderhoud voor het achterstallig onderhoud, maar dit bedrag moet toegevoegd worden aan reserve reconstructie wegen. Deze melding is budgetneutraal (zie ook programma Verkeer). | ||||
Mutatie reserve GBE Aqua BV | -9.300 | 0 | -9.300 | N |
Zie taakveld 0.05.0 Treasury / Dividend deelneming ZEH. Bij de oprichting van GBE-Aqua is afgesproken dat toekomstige dividenduitkeringen vanuit Zeeuwse Energie Houdstermaatschappij N.V (ZEH), voorheen PZEM, direct worden doorgestort naar GBE-Aqua. Dit met als doel de lening ad € 370 mln die is aangetrokken door GBE-Aqua voor de aankoop van het Evides-aandelenpakket versneld af te kunnen lossen. De openstaande lening bedraagt per eind 2023 nog € 160 mln. Vanuit het uitgekeerde superdividend kan de uitstaande lening in 2024 versneld worden afgelost. Voor Middelburg betekent dit een laatste kapitaalstorting richting GBE-Aqua van € 9.3 mln. | ||||
Totaal Programma Bestuur en Ondersteuning | -11.927 | 30.440 | 18.513 |